So schreiben Sie bessere E-Mails

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Schlampige E-Mails können zu Missverständnissen führen, einen schlechten Eindruck hinterlassen und sogar geschäftsschädigend sein. Wir geben Tipps für gelungenen Mail-Verkehr.
E-Mail-Kommunikation unterliegt gewissen unausgesprochenen Grundregeln und unterscheidet sich im Stil klar von WhatsApp-Nachrichten und Co. (Foto: Agrarfoto)
E-Mail-Kommunikation unterliegt gewissen unausgesprochenen Grundregeln und unterscheidet sich im Stil klar von WhatsApp-Nachrichten und Co. (Foto: Agrarfoto)
E-Mails erleichtern und beschleunigen unsere tägliche Kommunikation enorm. Smartphones haben dieser Entwicklung noch einmal einen Aufschwung gegeben. An der elektronischen Post führt heute kein Weg mehr vorbei – ob beim Kontakt mit Behörden, Förderstellen, Geschäftspartnern, Kunden, Lieferanten oder Verwandten und Freunden. Die Kehrseite dieser Entwicklung: Wir werden mit E-Mails überflutet, schreiben selbst mehr Nachrichten als notwendig und werden dabei immer schlampiger, besonders mit dem Smartphone. Was gerne vergessen wird: Ein E-Mail unterscheidet sich wesentlich von anderen Kommunikationswegen wie WhatsApp, Facebook oder SMS. Vor allem im geschäftlichen Bereich haben E-Mails einen formelleren Charakter, ähnlich dem von Briefen. Dabei geht es nicht nur um „den guten Ton“, sondern darum, verstanden zu werden und einen seriösen Eindruck zu hinterlassen.

Das macht ein gutes Mail aus
  • Zu allererst steht immer die Grundsatzfrage: Muss ich überhaupt ein E-Mail schreiben? Das klingt banal und selbstverständlich, ist es aber bei weitem nicht: Aus Bequemlichkeit oder um Gesprächen aus dem Weg zu gehen, hauen wir gerne gleich mal in die Tasten. Viele Dinge lassen sich aber wesentlich unkomplizierter per Telefon erledigen. Oft reicht auch ein kurzes SMS.
  • Verwenden Sie als Absender Ihren Vor- und Nachnamen oder den Namen Ihres Betriebs. Vermeiden Sie unseriöse Spitznamen und Abkürzungen.
  • Überlegen Sie bewusst, an wen Sie ein E-Mail schicken und nehmen Sie nicht „zur Sicherheit“ weitere unbeteiligte Personen in den Kreis der Adressaten (oder in CC) auf. So verspielen Sie sich auf Dauer die Aufmerksamkeit der Leser.
  • Kein E-Mail ohne angemessene Anrede: Fallen Sie nicht mit der Tür ins Haus und sprechen Sie den Leser immer entsprechend des Verhältnisses zueinander an. In der Regel ist „Sehr geehrter Herr …/Sehr geehrte Frau …“ immer noch Standard wenn man sich nicht gut kennt. Auch bei weniger wichtigen E-Mails gehört eine Anrede dennoch zum guten Ton – und wenn es nur ein „Hallo“ ist.


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Aktualisiert am: 10.07.2017 10:47